Dprofile в Волгограде. Как мы перестали ждать и организовали мероприятие самостоятельно

В статье расскажу о том, как организовали бесплатное мероприятие в Волгограде — месте, где мероприятия не развиты вообще. Этапы, трудности, решения — в общем, наш практический опыт.

Там мы делимся кейсами, рассказываем о команде, хвастаемся наградами и разбираем интересные проекты. А еще анонсируем статьи, которые помогают бизнесу — разбираем полезные инструменты, делимся подходами и опытом

Подпишитесь
на телеграм-канал студии

Всё началось с запроса…

Буквально через несколько дней мы с Фёдором, основателем студии, находим статью, в которой узнаем, что ребята из Dprofile начали ездить с лекториями по разным городам России и собирать дизайнеров вместе.

Dprofile — это российская площадка, на которой дизайнеры публикуют свои портфолио, а заказчики могут найти хорошего исполнителя. Благодаря площадке в дизайн-комьюнити есть здоровая конкуренция и мотивация к росту.

Так вот, мы изучили информацию по статье и решили предложить Dprofile организовать совместное мероприятие в Волгограде.

По нашей задумке, лекторий будет одинаково полезен каждому в сфере дизайна. Для новичков — это возможность дополнить базу знаний, завести полезные знакомства, лично пообщаться с гуру сферы дизайна и digital.

Опытным дизайнерам и экспертам — узнать подробнее о построении студии, бизнес-процессах, задать интересующие вопросы лекторам, прокачать ораторские скиллы и заявить о себе на открытом микрофоне.

Мы списались с PR-менеджером Евгением и решили обсудить все моменты на созвоне. Там познакомились, узнали все условия для соорганизаторов, обсудили дату и задали встречные вопросы.

Поиск спикеров стал первой задачей

Начали мы, конечно, с ребят из Dprofile. Утвердили 2-х спикеров — бренд-директора Константина Лобанова и PR-менеджера проекта Евгения Топычканова.
С нашей стороны спикером стал основатель студии — Фёдор Михайлов.

Затем принялись вести переговоры с местными студиями. Одним из основных требований для спикеров было находиться на мероприятии 2 дня подряд, даты к этому располагали, так как выпадали на выходные. К сожалению, у многих получалось прийти только на 1 день, и мы стали искать варианты дальше.

Предложили приехать к нам из Саратова Сергею Ананьеву, основателю студии «Молния». Пригласили наших друзей предпринимателей: Мари Кост, основателя СММ-агентства Kost Agency, и Анатолия Рыбина, основателя ООО «ЮПК».

Самый трудоемкий этап: поиск площадок, съемочной бригады, кофе-брейк

В организационных моментах процесс подготовки тормозил буквально на каждом шагу. Мы решали множество задач: распределяли бюджет, который весьма ограничен на бесплатном мероприятии, искали площадку и договаривались о съемке.

Место проведения

В начале, по наводке друзей обратились в "Точку кипения" — пространство с залами под разные форматы с бесплатной арендой. К нашему сожалению, пространство можно было забронировать только в субботу, потому что в воскресенье у них выходной.

Для того, чтобы лекторий проходил в одной локации, а участники мероприятия не запутались в них, мы решили продолжить поиск пространства, которое будет доступно и 18, и 19 ноября.

Вспомнили про креативное пространство «Икра», к счастью, оно было свободно на обе даты, подходило по бюджету, вместимости и расположению. Так мы завершили поиск локации.

Съемка

Одно из требований к проведению мероприятия — это фотоотчет и запись выступлений спикеров для видео на YouTube.

Мы столкнулись с тем, что рыночная стоимость услуг сильно бьет по бюджету. В целом, 3000 р./час — это адекватная стоимость по рынку, но для бесплатного мероприятия отведен конкретный бюджет, который не подразумевал 36 000 рублей за работу видеографа.
Здесь пришли на подмогу друзья. Мы составили ТЗ, в котором описали требования и бюджет. Отправили в чаты и через час получили около 30 откликов! Таким образом вопрос с фото/видео был успешно закрыт.

Кофе брейк

По программе встречи было предусмотрено два 30-минутных перерыва в субботу и один — в воскресенье. Идея проста: дать участникам передохнуть, перекусить и пообщаться вне лекций.
Мы начали искать варианты, как организовать эти кофе-брейки, и быстро поняли: все предложения выбиваются из бюджета.
Кейтеринг — от 40 до 80 тысяч.
Пицца на 130 человек — около 30 тысяч.
В какой-то момент мы поймали себя на мысли, что, кажется, придумываем проблему там, где её нет.

В итоге мы выбрали более простой и душевный вариант:
— взяли в аренду кофемашину у наших знакомых из Coffee Global (которым, кстати, делали сайт)
— закупили воду, чай, молоко и сладости.

Как это часто бывает — оказалось всё намного проще, чем мы себе напридумывали.

Как мы собирали аудиторию на лекторий

Мы вложили много сил и времени, чтобы достойно анонсировать лекторий.
Ко дню Х собрали более 140 заявок, что на языке конверсии означало примерно 50% доходимости — отличный результат для офлайн-мероприятия.

Что мы сделали для продвижения:

• Создали промо-страницу с подробным описанием лектория:

 — расписали, что, где и когда будет;
 — указали спикеров, темы и тайминг на 18 ноября;
 — добавили форму регистрации на открытый микрофон 19 ноября.

• Dprofile разместили анонс на своих платформах и сделали рассылку по базам Волгограда и ближайших городов.
• Убедились, что все спикеры опубликовали анонс в своих соцсетях.
• Купили рекламу у местных пабликов, а с некоторыми договорились о бесплатных размещениях.
• Отправили информацию о событии во всевозможные чаты — для дизайнеров, SMM-специалистов, предпринимателей. Всё, куда смогли добраться сами или через друзей.
• Получили поддержку от агентства Мари Кост — команда точечно искала дизайнеров и рассылала им приглашения.
• Попросили зарегистрировавшихся рассказать о мероприятии в соцсетях.
• За день до события сделали финальную рассылку всем участникам.

Что не сделали, но стоило:

• Адресно разослать анонс по студиям
• Промониторить ВСЕ местные профильные паблики и маякнуть там. О некоторых вспомнили уже потом
• Заказать рекламу у микроблогеров (если есть бюджет на это).

Как проходило мероприятие?

Ещё на этапе переговоров с Dprofile мы чётко понимали, зачем всё это делаем. Им важно было рассказать о своих лекциях в новом городе, а нам — собрать активных ребят из дизайна и digital, которые могли бы стать частью команды MIKHAILOV studio или прийти на наши будущие события.

Первый день был лекционным, а второй — больше про нетворкинг и живое общение. В рамках второго дня мы открыли формат открытого микрофона для дизайнеров.

Выделили 5 слотов, чтобы уложиться по времени и дать возможность выступить тем, кто хотел — и все места быстро заняли. Ребятам нужно было лишь согласовать тему выступления и подготовить презентацию.

В 14:30 мы запустили мастермайнд — формат, которого участники особенно ждали после первого дня. К нему присоединились и новые лица. Мы организовали пять рабочих кружков: по 8 человек на одного ведущего (эксперта).

В начале участники выбирали эксперта, с которым хотели проконсультироваться, рассаживались по секциям, представлялись и коротко описывали свою задачу или проблему.

Далее группа включалась в обсуждение — участники задавали уточняющие вопросы и делились своими решениями. Формат оказался максимально полезным: каждый получил живую, конструктивную обратную связь от коллег и экспертов.

Обсуждали многое — от фриланса против студийной работы до масштабирования и личного бренда. Особенно хочется отметить приглашённых экспертов: они были вовлечены, открыты к диалогу, согласились на предложенные условия и активно помогали нам с организацией.

Рефлексия после: ожидания, реальность и выводы

Это было наше крутое первое мероприятие!

Да, мы волновались, переживали — но по факту получили даже больше, чем рассчитывали.

Мы стали амбассадорами Dprofile в Волгограде, собрали чат из 100+ участников, с которыми до сих пор продолжаем общаться, познакомились лично с Костей, Женей и ещё с кучей крутых людей, которых точно не встретили бы, просто сидя и «жалея что в Волгограде нет мероприятий».

Пара советов тем, кто собирается проводить что-то подобное:

• Заранее изучите каналы для продвижения: тематические сообщества, чаты, рассылки.
• Составьте подробный чек-лист — он поможет не сойти с ума и держать процесс под контролем.
• Обязательно посетите площадку хотя бы за день до события.
• У нас, например, накануне всплыл казус с кликером — пришлось срочно искать и покупать.

Мы сделали этот лекторий сами. Без агентств, без бюджета на продакшн и без продюсера, который бы всё волшебно разрулил. Зато с огромным желанием, упорством и реальной включенностью.

И это главное — действовать, а не ждать идеального момента.

С тех пор мы продолжаем делать локальные встречи и полезные активности для digital-комьюнити Волгограда.

Там мы делимся кейсами, рассказываем о команде, хвастаемся наградами и разбираем интересные проекты. А еще анонсируем статьи, которые помогают бизнесу — разбираем полезные инструменты, делимся подходами и опытом

Подпишитесь
на телеграм-канал студии

смотреть также