Как мы перестали ждать и организовали мероприятие в Волгограде самостоятельно
Мы давно хотели собрать комьюнити дизайнеров в Волгограде, потому что ребятам не хватало как масштабных мероприятий, так и просто встреч с коллегами.
Обычно все крутые активности проходят в столице, куда не все могут приехать из регионов. Мы смотрели трансляции лекториев в Питере и думали: «Будет круто, если у нас в городе появится что-то подобное».
Стоп, а что если не ждать и организовать самим?
Привет, меня зовут Татьяна Михайлова, я сооснователь MIKHAILOV studio.
В статье расскажу о том, как организовали бесплатное мероприятие в Волгограде — месте, где мероприятия не развиты вообще. Этапы, трудности, решения — в общем, наш практический опыт.
Всё началось с запроса…
Буквально через несколько дней мы с Фёдором, основателем студии, находим статью, в которой узнаем, что ребята из Dprofile начали ездить с лекториями по разным городам России и собирать дизайнеров вместе.
Dprofile — это российская площадка, на которой дизайнеры публикуют свои портфолио, а заказчики могут найти хорошего исполнителя. Благодаря площадке в дизайн-комьюнити есть здоровая конкуренция и мотивация к росту.
Так вот, мы изучили информацию по статье и решили предложить Dprofile организовать совместное мероприятие в Волгограде.
По нашей задумке, лекторий будет одинаково полезен каждому в сфере дизайна. Для новичков — это возможность дополнить базу знаний, завести полезные знакомства, лично пообщаться с гуру сферы дизайна и digital.
Опытным дизайнерам и экспертам — узнать подробнее о построении студии, бизнес-процессах, задать интересующие вопросы лекторам, прокачать ораторские скиллы и заявить о себе на открытом микрофоне.
Мы списались с PR-менеджером Евгением и решили обсудить все моменты на созвоне. Там познакомились, узнали все условия для соорганизаторов, обсудили дату и задали встречные вопросы.
Когда идея о совместном мероприятии только возникла, было ощущение, что все будет намного сложнее. Непонятно в чем, но обязательно сложнее.
Поиск спикеров стал первой задачей
Начали мы, конечно, с ребят из Dprofile. Утвердили 2-х спикеров — бренд-директора Константина Лобанова и PR-менеджера проекта Евгения Топычканова.
С нашей стороны спикером стал основатель студии — Фёдор Михайлов.
Затем принялись вести переговоры с местными студиями. Одним из основных требований для спикеров было находиться на мероприятии 2 дня подряд, даты к этому располагали, так как выпадали на выходные. К сожалению, у многих получалось прийти только на 1 день, и мы стали искать варианты дальше.
Предложили приехать к нам из Саратова Сергею Ананьеву, основателю студии «Молния». Пригласили наших друзей предпринимателей: Мари Кост, основателя СММ-агентства Kost Agency, и Анатолия Рыбина, основателя ООО «ЮПК».
Самый трудоемкий этап: поиск площадок, съемочной бригады, кофе-брейк
В организационных моментах процесс подготовки тормозил буквально на каждом шагу. Мы решали множество задач: распределяли бюджет, который весьма ограничен на бесплатном мероприятии, искали площадку и договаривались о съемке.
Место проведения
В начале, по наводке друзей обратились в «Точку кипения» — пространство с залами под разные форматы с бесплатной арендой. К нашему сожалению, пространство можно было забронировать только в субботу, потому что в воскресенье у них выходной.
Для того, чтобы лекторий проходил в одной локации, а участники мероприятия не запутались в них, мы решили продолжить поиск пространства, которое будет доступно и 18, и 19 ноября.
Вспомнили про креативное пространство «Икра», к счастью, оно было свободно на обе даты, подходило по бюджету, вместимости и расположению. Так мы завершили поиск локации.
Съемка
Одно из требований к проведению мероприятия — это фотоотчет и запись выступлений спикеров для видео на YouTube.
Мы столкнулись с тем, что рыночная стоимость услуг сильно бьет по бюджету. В целом, 3000 р./час — это адекватная стоимость по рынку, но для бесплатного мероприятия отведен конкретный бюджет, который не подразумевал 36 000 рублей за работу видеографа.
Здесь пришли на подмогу друзья. Мы составили ТЗ, в котором описали требования и бюджет. Отправили в чаты и через час получили около 30 откликов! Таким образом вопрос с фото/видео был успешно закрыт.
Кофе брейк
По программе встречи было предусмотрено два 30-минутных перерыва в субботу и один — в воскресенье. Идея проста: дать участникам передохнуть, перекусить и пообщаться вне лекций.
Мы начали искать варианты, как организовать эти кофе-брейки, и быстро поняли: все предложения выбиваются из бюджета.
Кейтеринг — от 40 до 80 тысяч. Пицца на 130 человек — около 30 тысяч.
В какой-то момент мы поймали себя на мысли, что, кажется, придумываем проблему там, где её нет. В итоге мы выбрали более простой и душевный вариант: — взяли в аренду кофемашину у наших знакомых из Coffee Global (которым, кстати, когда-то делали сайт), — закупили воду, чай, молоко и сладости в Метро.
Как это часто бывает — оказалось всё намного проще, чем мы себе напридумывали.
Как мы собирали аудиторию на лекторий
Мы вложили много сил и времени, чтобы достойно анонсировать лекторий.
Ко дню Х собрали более 140 заявок, что на языке конверсии означало примерно 50% доходимости — отличный результат для офлайн-мероприятия.
Что мы сделали для продвижения:
Создали промо-страницу с подробным описанием лектория:
— расписали, что, где и когда будет;
— указали спикеров, темы и тайминг на 18 ноября;
— добавили форму регистрации на открытый микрофон 19 ноября.
Dprofile разместили анонс на своих платформах и сделали рассылку по базам Волгограда и ближайших городов.
Убедились, что все спикеры опубликовали анонс в своих соцсетях.
Купили рекламу у местных пабликов, а с некоторыми договорились о бесплатных размещениях.
Отправили информацию о событии во всевозможные чаты — для дизайнеров, SMM-специалистов, предпринимателей. Всё, куда смогли добраться сами или через друзей.
Получили поддержку от агентства Мари Кост — команда точечно искала дизайнеров и рассылала им приглашения.
Попросили зарегистрировавшихся рассказать о мероприятии в соцсетях.
За день до события сделали финальную рассылку всем участникам.
Что не сделали, но стоило:
Адресно разослать анонс по студиям
Промониторить ВСЕ местные профильные паблики и маякнуть там. О некоторых вспомнили уже потом
Заказать рекламу у микроблогеров (если есть бюджет на это).
Как проходило мероприятие?
Ещё на этапе переговоров с Dprofile мы чётко понимали, зачем всё это делаем. Им важно было рассказать о своих лекциях в новом городе, а нам — собрать активных ребят из дизайна и digital, которые могли бы стать частью команды MIKHAILOV studio или прийти на наши будущие события.
Первый день был лекционным, а второй — больше про нетворкинг и живое общение. В рамках второго дня мы открыли формат открытого микрофона для дизайнеров.
Выделили 5 слотов, чтобы уложиться по времени и дать возможность выступить тем, кто хотел — и все места быстро заняли. Ребятам нужно было лишь согласовать тему выступления и подготовить презентацию.
В 14:30 мы запустили мастермайнд — формат, которого участники особенно ждали после первого дня. К нему присоединились и новые лица. Мы организовали пять рабочих кружков: по 8 человек на одного ведущего (эксперта).
В начале участники выбирали эксперта, с которым хотели проконсультироваться, рассаживались по секциям, представлялись и коротко описывали свою задачу или проблему.
Далее группа включалась в обсуждение — участники задавали уточняющие вопросы и делились своими решениями. Формат оказался максимально полезным: каждый получил живую, конструктивную обратную связь от коллег и экспертов.
Обсуждали многое — от фриланса против студийной работы до масштабирования и личного бренда. Особенно хочется отметить приглашённых экспертов: они были вовлечены, открыты к диалогу, согласились на предложенные условия и активно помогали нам с организацией.
Рефлексия после: ожидания, реальность и выводы
Это было крутое первое мероприятие!
Да, мы волновались, переживали — но по факту получили даже больше, чем рассчитывали.
Мы стали амбассадорами Dprofile в Волгограде, собрали чат из 100+ участников, с которыми до сих пор продолжаем общаться, познакомились лично с Костей, Женей и ещё с кучей крутых людей, которых точно не встретили бы, просто сидя и «жалея что в Волгограде нет мероприятий».
Пара советов тем, кто собирается проводить что-то подобное:
Заранее изучите каналы для продвижения: тематические сообщества, чаты, рассылки.
Составьте подробный чек-лист — он поможет не сойти с ума и держать процесс под контролем.
Обязательно посетите площадку хотя бы за день до события.
У нас, например, накануне всплыл казус с кликером — пришлось срочно искать и покупать.
Мы сделали этот лекторий сами. Без агентств, без бюджета на продакшн и без продюсера, который бы всё волшебно разрулил. Зато с огромным желанием, упорством и реальной включенностью.
И это главное — действовать, а не ждать идеального момента.
С тех пор мы продолжаем делать локальные встречи и полезные активности для digital-комьюнити Волгограда.