Почему welcome book нужен не только крупным компаниям

В статье разбираем:

Публикуем живые кейсы, решения и ошибки, которые экономят бюджет

Подписаться в Telegram

Больше таких материалов — в нашем Telegram

Что такое вэлком бук и из чего он состоит

Чтобы адаптация сотрудников не превращалась в одинаковые объяснения раз за разом, компании поможет справочник для сотрудников, в котором собрана ключевая информация о компании, правилах работы и людях, к которым можно обратиться по разным вопросам.
В справочнике находятся несколько блоков, каждый из которых закрывает определенную зону вопросов.

1. Информация о компании и продукте
Внутри обычно объясняют позиционирование компании, чем она отличается от других, какие есть продукты, как в целом устроен подход, и говорят о миссии.
Здесь же полезно показать, кто целевая аудитория бизнеса, какие у них боли и потребности, с какими задачами они приходят. Это помогает новому человеку понять, для кого он работает и что важно этим людям.
Если говорить проще, на этом этапе новый сотрудник понимает, что именно делает бизнес, для кого и в чём смысл его работы.

2. Структура бизнеса и контакты
Новому сотруднику намного проще включиться в задачи, когда он видит, как устроена команда, кто принимает решения и у кого какие зоны ответственности. Поэтому в документ обычно добавляют контакты сотрудников с коротким пояснением, кто за что отвечает.
Это особенно полезно в первые недели, когда специалист по кадрам, менеджер по персоналу, директор или HR-специалист физически не могут быть рядом в любой момент.

3. Корпоративная культура
В этом разделе описывают ценности компании: что важно в работе, какие принципы лежат в основе решений. Добавляют нормы корпоративной этики и правила делового этикета — как принято общаться с коллегами и клиентами, какой стиль переписки использовать. Если есть требования к внешнему виду, прописывают рабочий дресс-код.
Это помогает быстрее влиться в коллектив и не нарушать негласные правила. Таким образом адаптация работника в коллективе проходит спокойнее и человек заранее понимает, какое поведение считается нормой.

4. Процессы и правила работы
Отдельно стоит показать, как устроены процессы: кто ставит задачи и как правильно это делать, в какой системе их фиксируют, как отчитываться о выполнении. Можно описать методы адаптации, которые приняты в компании: есть ли наставник, как часто проходят встречи с руководителем, какие этапы необходимо пройти в первый месяц.

5. Развитие и карьера
Полезно добавить и блок про развитие внутри компании. Можно рассказать, как устроена карьерная лестница, какие есть возможности продвижения, что необходимо для роста. Так новый сотрудник сразу видит перспективу.

Welcome book собирает всю важную информацию в одном месте. Новый сотрудник получает полную картину и может в любой момент вернуться к справочнику, чтобы уточнить детали без вовлечения команды. Но это лишь видимая часть пользы. Разберемся, какие конкретно задачи закрывает пособие для новых сотрудников.

Как welcome book помогает адаптации сотрудников и какие задачи он решает

Когда в компании появляется понятное руководство для новых сотрудников, онбординг проходит в разы быстрее. Главная ценность справочника в том, что он снимает с команды часть повторяющейся нагрузки и делает адаптацию сотрудников более понятной и предсказуемой. Особенно это важно там, где нет большого HR-отдела и каждый час руководителя или коллег действительно влияет на рабочий процесс.

Первая задача — экономия времени

Обычно новый человек приходит и задаёт десятки одинаковых вопросов: куда писать по рабочим задачам, у кого запросить доступ, кто согласует материалы, где посмотреть внутренние правила.
Каждый раз на эти вопросы отвечают руководитель, менеджер по персоналу, специалист по кадрам или кто-то из команды. В итоге базовая информация снова и снова проговаривается вручную.
Если же она собрана в одном месте, часть вопросов просто исчезает. Люди меньше отвлекаются, а адаптация проходит спокойнее.

Вторая задача — сокращение времени на адаптацию

Адаптация работника в коллективе проходит легче, когда сотрудник понимает, кто чем занимается, как устроено взаимодействие между отделами и какого формата общения здесь ждут. Это снижает неловкость в первые дни. Человек меньше боится ошибиться, быстрее начинает задавать осмысленные вопросы и легче включается в общие процессы.
Для малого и среднего бизнеса это особенно важно, потому что в небольшой команде новый сотрудник сразу влияет на общий ритм работы. Чем быстрее он входит в рабочий темп, тем быстрее бизнес начинает получать от него реальную пользу и прибыль, при этом без больших вложений в сам процесс адаптации.

Третья задача — создание единого контекста у всех сотрудников

Новый человек с первого дня понимает, как работает компания, что для неё важно и как ценности необходимо транслировать. Это помогает быстрее связать свои ежедневные задачи с тем, что компания делает для клиента и зачем вообще существует продукт. Особенно это критично для адаптации линейных сотрудников, которые сразу взаимодействуют с клиентами.

Однако, при всей пользе, до сих пор существует убеждение, что вэлкомбук подходит только для корпораций. Такое заблуждение основано именно на подходе к задаче и ожиданиях. Попытаемся разобраться, почему руководство для сотрудников даже полезнее малому и среднему бизнесу, чем большой компании.

Welcome book — это не про размер компании, а про эффективность

Когда речь заходит про вэлком бук, многие представляют себе документ на десятки листов, который выпускают крупные корпорации со сложной оргструктурой. Отсюда и возникает убеждение: это дорого, сложно и точно не подходит небольшой команде.

На деле справочник для сотрудника — это про систематизацию информации, которая уже есть. В крупных компаниях действительно создают объемные документы с детальным описанием процессов, потому что там сложная структура компании и множество отделов. Но это не значит, что малому и среднему бизнесу такой подход необходим.

В небольших командах руководство для сотрудников необходимо даже больше, чем в корпорациях. У владельца или менеджера по персоналу нет времени по сто раз отвечать на одни и те же вопросы каждому новому сотруднику. Каждый час, потраченный на объяснение базовых вещей, — это час, украденный у стратегии, продаж или развития продукта.

Welcome book в данном случае работает на эффективность. Чем меньше команда, тем важнее не распылять ресурсы на повторяющиеся объяснения.

Сбор информации для справочника занимает пару часов, при этом экономит десятки часов в будущем. Разберемся, с чего начать при разработке руководства для сотрудников.

Как поэтапно подготовиться к созданию welcome book

Перед тем как собирать вэлком бук, важно не пытаться сразу написать «идеальный документ». Сначала лучше подготовить основу. Ниже рассказали, что сделать на этапе подготовки, чтобы избежать хаоса.

Первый этап — собрать информацию

Здесь важно понять, какие вопросы повторяются каждый раз. Можно опросить текущих сотрудников: что было непонятно в первые дни работы, какой информации не хватало, что пришлось долго искать или выяснять. Также полезно вспомнить последних новичков и записать все их вопросы — это может показать пробелы в адаптации.

Обычно выясняется, что люди спрашивают про:

• структуру компании и состав отдела;
• контакты сотрудников и к кому обращаться с конкретными вопросами;
• правила согласования задач и рабочие процессы;
• продукты компании и целевую аудиторию бизнеса;
• корпоративные ценности компании и культуру общения.

Второй этап — определить структуру

Когда информация собрана, её необходимо систематизировать. Можно взять за основу такую структуру:

• о компании: позиционирование, миссия, подход, цели;
• структура: кто за что отвечает, состав отдела, контакты сотрудников;
• процессы работы: как и где ставятся задачи, что считается выполненной задачей, как и кому отчитываться о результате;
• культура: нормы корпоративной этики, правила делового этикета, рабочий дресс-код;
• развитие: возможности продвижения по карьерной лестнице, метрики роста, критерии для повышения.

Третий этап — подготовить визуальные материалы

От оформления вэлком бука зависит, насколько легко будет считываться информация. На этапе подготовки стоит собрать всё, что может пригодиться:

• логотип, корпоративные шрифты и цвета;
• фотографии команды или офиса;
• схемы процессов, если они есть.

Четвёртый этап — продумать процесс тестирования

Руководство не создаётся раз и навсегда, желательно проверять его на людях. На этапе подготовки стоит решить, как собирать обратную связь. Например, договориться, что каждый новый сотрудник через неделю после выхода отвечает на несколько вопросов:

• что было непонятно в документе?
• какой информации не хватило?
• помог ли справочник быстрее разобраться в работе?

Эту обратную связь фиксируют и используют для улучшения документа. Так процесс адаптации сотрудников становится понятнее, а вэлком бук — точнее.

Пятый этап — определить, кто будет обновлять документ

Информация может устаревать: меняется структура компании, появляются новые продукты, сотрудники, отделы. На этапе подготовки можно сразу решить, кто отвечает за актуальность документа, фиксирует и вносит изменения.
Подготовка к созданию документа занимает несколько часов, но при этом помогает сэкономить кучу времени в перспективе и создать более комфортные условия для адаптации.

Закрепим самое важное

Welcome book — это единый документ для новичка, который помогает быстро понять, как устроена компания, чем она занимается и по каким правилам работает.

Руководство для новых сотрудников решает несколько практических задач:

• Экономит время команды. Базовая информация не проговаривается заново каждому новичку, поэтому руководитель, HR и коллеги меньше отвлекаются на одинаковые вопросы.
• Сокращает период адаптации. Сотрудник быстрее понимает, как устроена работа, кто за что отвечает и по каким правилам всё происходит, поэтому легче включается в процессы и коллектив.
• Создаёт единый контекст для всех сотрудников. Новый человек с первого дня понимает, как работает компания, что для неё важно и как нужно транслировать её ценности в работе.

В итоге документ помогает сделать адаптацию более понятной, спокойной и предсказуемой: у команды меньше повторяющихся объяснений, а у сотрудника больше ясности с самого начала.

Для малого и среднего бизнеса это особенно важно. Чем меньше команда, тем дороже время руководителя или HR-специалиста.
Чтобы подготовиться к созданию welcome book, можно разделить процесс на этапы:

• собрать повторяющиеся вопросы от новых сотрудников и продумать информацию для документа;
• распределить информацию по разделам, чтобы увидеть будущую структуру;
• собрать визуальные материалы, которые есть у компании, чтобы облегчить визуальное оформление руководства.

Полезно будет сразу же продумать, как тестировать руководство, и заранее определить, кто ответственный за обновление информации.
Таким образом, руководство помогает не только познакомить нового сотрудника с компанией, но и сделать саму адаптацию проще для всех участников процесса. Он экономит время команды, сокращает период вхождения в работу и даёт новичку понятную опору с первого дня.

Мы можем помочь создать welcome book, который отражает именно вашу компанию: с понятной структурой, аккуратной подачей и правильными смыслами. Особое внимание уделим визуалу, благодаря которому документ будет легче изучать и запоминать. Оставляйте заявку, чтобы попасть на консультацию.

смотреть также